أهمية إدارة المشروع ، في المرحلة المبكرة من إدارة المشاريع “الحديثة” ، ارتبطت أهمية إدارة المشاريع ارتباطًا مباشرًا بطبيعة المشاريع ، وعادةً المشاريع العسكرية. تم تصور بعض هذه المشاريع خلال فترة الحرب الباردة. منذ 80 تحولت إدارة المشاريع نحو تطبيق أوسع في القطاعين العام والخاص ، لا سيما في البناء والهندسة ، حتى لو تم تطوير بعض أقوى “الأدوات” مثل إدارة القيمة المكتسبة في وقت سابق
أهمية إدارة المشروع
إدارة المشاريع هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع. يعرّف معهد إدارة المشاريع (PMI) المشروع بأنه مسعى مؤقت يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة. تشير الطبيعة المؤقتة للمشاريع إلى أن المشروع له بداية ونهاية محددتان.
الهدف من إدارة المشروع هو جعل النتائج النهائية في وقت وميزانية محدودة. إدارة المشروع مهمة لتخطيط وتنسيق ومراقبة جميع الأنشطة في المشروع. تساعد العملية في التنبؤ بالمخاطر في المشروع ، والطرق الممكنة للتعامل معها.
تتعامل إدارة المشروع مع مشروع في 6 مراحل مختلفة ، تُعرف أيضًا بدورة حياة المشروع.
المراحل الست هي كما يلي:
- البدء هو خطوة للتحقق من الجدوى وقياس قيمة المشروع.
- التخطيط تتضمن مرحلة التخطيط عمل مخطط لتحقيق أهداف المشروع.
- التنفيذ: تتضمن مرحلة التنفيذ تخصيص الموارد وعمل النواتج.
- المراقبة
تتضمن مرحلة المراقبة مراقبة مدير المشروع والتحكم في عمل المشروع. - الإغلاق الإغلاق هو المرحلة الأخيرة من المشروع ، حيث يتم تلخيص كل شيء ، بما في ذلك الخطأ الذي حدث وما حدث بشكل صحيح طوال العملية.
القيود المهمة للإدارة:
- النطاق: يشير النطاق إلى المدخلات المقدمة لنقل المشروع من الخطوة الأولى إلى الخطوة الأخيرة. يحدد النطاق الميزات والحدود والميزانية والمواعيد النهائية للمشروع.
- الجدول الزمني: الجدول الزمني هو خطة لأداء مهمة محددة خلال فترة زمنية معينة وتحقيق الهدف المنشود. يشير الجدول الزمني إلى تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء ومدة المشروع.
- التكلفة: تشير التكلفة إلى عملية تقدير الأموال اللازمة للمشروع وتخصيصها ومراقبتها. هناك إجراءات تم اتخاذها في المشروع للتأكد من أن المشروع في الميزانية.
- الجودة: تشير الجودة إلى ما يطلبه العميل أو صاحب المصلحة من مخرجات المشروع. تشمل الجودة العمليات والأنشطة التي يتعين القيام بها لتحقيق الأهداف والمتطلبات التي تم القيام بها من أجلها.
- الموارد: تساعد الموارد في تنفيذ مهمة محددة في مشروع بأفضل طريقة ممكنة. يمكن أن تكون الموارد أشخاصًا أو معدات أو أموالًا أو مرافق أو أي شيء آخر مطلوب لتلبية متطلبات المشروع.
- أصحاب المصلحة: أصحاب المصلحة هم الذين لديهم مصلحة في مخرجات المشروع. يمكن أن يكون أصحاب المصلحة جزءًا من فريق المشروع أو مدير المشروع أو رعاة المشروع أو العملاء أو المستخدمين.
- الاتصال: يعد الاتصال بين جميع أصحاب المصلحة جانبًا أساسيًا من جوانب إدارة المشروع للتنفيذ الناجح للمشروع. تحسين الاتصال يزيد من حصص النجاح ويقلل من احتمالية المخاطرة.
- الخطر: الخطر هو حدث غير متوقع يمكن أن يؤثر على أي شيء في المشروع أو الأشخاص أو التكنولوجيا أو العمليات أو الموارد. كل مشروع لديه قدر معين من المخاطر ، والقيام بمشروع ناجح ؛ يجب على المرء أولاً تحديد هذا الخطر للتعامل معه بكفاءة.
- المشتريات: المشتريات تشير إلى عملية الحصول على جميع المواد والخدمات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع. يشمل الشراء الحاجة إلى الشراء أو الإيجار أو التعاقد مع بعض الموارد الخارجية.
- عامل النجاح الحاسم: يشير عامل النجاح الحاسم إلى العناصر الضرورية للمؤسسة لتحقيق أهداف المشروع. قد يختلف عامل النجاح الحرج من منظمة إلى أخرى ، اعتمادًا على أهداف كل منها.
- التسليمات: تشير المخرجات إلى المخرجات ضمن نطاق المشروع. يمكن أن يكون هناك واحد أو أكثر من التسليمات داخل مشروع واحد ؛ قد تكون هذه التسليمات هي العناصر التي سيتم إرسالها خارجيًا إلى العميل أو أحد أصحاب المصلحة.
- تقسيم العمل: العمل انهيار هو نهج للتسليم كفاءة يشير إلى تقسيم مهمة إلى مكونات أصغر. الأجزاء الأصغر تجعل المهمة مستقلة وأكثر قابلية للإدارة من قبل الفريق.