أهم التوصيات لإدارة المشاريع ، يبدأ الكثير من الناس حياتهم المهنية كمدير مشروع. ومع ذلك ، في كثير من الحالات ، يستغرق الأمر وقتًا لكسب الثقة والمسؤولية التي تأتي مع المنصب. إذا حصلت على لقب مدير المشروع (PM) ، فتهانينا! كنت قد حصلت عليه. إذا لم يتم منحك المسؤولية بعد ، فهناك فرصة جيدة لأنك ستكون في مرحلة ما إذا كنت ترغب في التقدم في حياتك المهنية.
أهم التوصيات لإدارة المشاريع
تعرف على كل تفاصيل المشروع مقدما. كن واضحًا بشأن جميع تفاصيل المشروع في البداية حتى تتمكن من وضع خطة دون مفاجآت في المستقبل.
اجعل أولويات المشروع متسقة. سيساعدك هذا في وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس ، بينما يساعدك أيضًا في تحديد ما يمكن الاهتمام به في وقت مبكر ، وما تحتاجه لبدء السبق حتى لا تتعرض لكارثة في اللحظة الأخيرة.
ضع أهدافًا واضحة وقابلة للقياس. بعد أن تكون واضحًا بشأن معايير المشروع ، حدد الأهداف والمعالم التي تكون معقولة وفي الوقت المناسب وفعالة.
7 نصائح مهمة
1. تأكد من أن لديك تفاصيل المشروع كاملة مقدما
يعد نطاق المشروع المفصل بالكامل ، بموافقة جميع أصحاب المصلحة ، أمرًا ضروريًا. تأكد من أن النطاق يتضمن معالم مؤقتة وجدولًا زمنيًا مفصلاً وميزانية كافية لتغطية جميع الأعمال المطلوبة.
إذا حصلت على كل شيء كتابيًا في بداية المشروع ، فلديك أساس ممتاز للبناء عليه. التغيير أمر لا مفر منه ، ولكن عليك الحفاظ على السيطرة والإشارة إلى متى يبدأ المشروع في أن يشبه شيئًا مختلفًا تمامًا عما تم تحديده في الأصل. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية لتجنب الكارثة إذا كان عميلك يميل نحو “زحف النطاق” ، وهو عندما يطلب شخص ما “مجرد شيء صغير آخر” بشكل متكرر ، حتى يصبح المسعى أكثر أو يختلف كثيرًا عن الوقت الذي بدأ فيه.
2. ضع توقعات واقعية
رئيس الوزراء الذي عرفته ذات مرة كان مولعًا بالقول ، “يمكنك الحصول على اثنين من الثلاثة: جيد وسريع ورخيص. لا يمكنك الحصول على الثلاثة “.
تأكد من أن كل فرد في الفريق ، بما في ذلك العميل ، يفهم حدود المشروع. يمكنك إنهاء المهمة بنجاح في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ، طالما أن التوقعات معقولة. على الأرجح لا يمكنك عمل المعجزات إذا كانت التوقعات غير معقولة ، وستقوم فقط بإعداد نفسك لفشل المشروع. لا تبدأ مشروعك بفشل مقدّر تقريبًا.
3. وضع معايير للنجاح قابلة للقياس والإبلاغ عنها
كيف يمكنك معرفة ما إذا كان مشروعك سينجح إذا لم يكن لديك أي طريقة لقياس النجاح؟ ستحتاج إلى معالم مؤقتة ، خاصة بالنسبة للمسعى الذي يمتد لفترة طويلة ، بحيث يمكنك تحديد ما إذا كنت تسير على المسار الصحيح أو تبتعد عن أهداف المشروع.
يجب أن يكون لديك كل من نقاط التفتيش الداخلية ونقاط تفتيش العميل. لا تترك أبدًا دمج ملاحظات العميل حتى نهاية المشروع ، إلا إذا كنت ترغب في المخاطرة بإعادة عمل المكونات الأساسية إذا لم يكن العميل سعيدًا.
4. حدد أعضاء الفريق ، وقم بتعيين المسؤوليات بعناية
اجمع مواردك البشرية ، وتأكد من أن مجموعات المهارات تتوافق مع الأدوار المطلوبة. هذه خطوة أولى مهمة: إذا قمت بتعيين الشخص الخطأ لمهمة ما ، فإنك تقلل من فرص نجاحك حتى قبل أن يبدأ المشروع.
تأكد من أن كل عضو في الفريق على دراية بما هو متوقع منهم ومتى. شجعهم على طرح الأسئلة لتوضيح أي شيء قد يكون غير مؤكد ، والمجيء إليك عندما يبدو أن هناك شيئًا ما في غير محله أو ينحرف. التواصل الواضح والمفتوح أمر بالغ الأهمية.
5. احتضان دورك كقائد
أنت مدير هذا المشروع ، لذا تأكد من تمثيل الدور ولا تدع أي عضو آخر في الفريق يؤكد هيمنته على منصبك. إن مهمتك هي استخلاص أفضل عمل من أعضاء فريقك ، لذا فأنت مدرب ومعلم ومحفز. قد تحتاج إلى تكوين جو جماعي بين الأشخاص الذين لم يعملوا معًا من قبل ، لذا تأكد من تضمين تمارين بناء الفريق إذا لزم الأمر. أنت أيضًا المسؤول عن الاتصال بالعميل ، لذا كن دقيقًا في اتصالاتك داخليًا وخارجيًا.
تأكد من توفير قيادة قوية وهادئة لفريقك إذا واجه مشروعك اضطرابات. من الصعب جدًا أن تكون قائدًا رائعًا في أوقات التوتر ، ولكن هذا هو بالضبط الوقت الذي يحتاجك فيه فريقك أكثر من غيره.
6. إدارة مخاطر المشروع
نأمل أن تكون قد حددت المخاطر الأكثر احتمالًا مقدمًا أثناء التحضير للمشروع ، لذلك سيكون لديك بالفعل خطط طوارئ في مكانها لوقائع معينة. إذا كان بإمكانك معرفة متى تكون المخاطر وشيكة ، فيمكنك اتخاذ إجراء وقائي لتجنبه ، أو يمكنك التدخل بسرعة مع الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر.
كن مستعدًا لإيقاف المشروع إذا أصبحت المخاطر غير مقبولة. جزء من دورك كقائد هو معرفة متى بدأت الأشياء تتحرك بلا هوادة نحو نقطة الفشل.
7. تقييم المشروع عند الانتهاء
التوصيات لإدارة المشاريع بمجرد اكتمال المشروع ، من المهم عمل تقرير ، حتى لو كان للأغراض الداخلية فقط. يمكنك تحديد ما حدث بشكل صحيح وما هو الخطأ الذي حدث ، وتحديد ما كان يمكن أو يجب القيام به بشكل مختلف ، وإنشاء أفضل الممارسات لاستخدامها في المهام المستقبلية.