طريقة كتابة دراسة جدوى احترافية ، غالبًا ما تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية التحكم في مثل هذه العملية. تكمن أهمية كتابة التقرير في تقديم أدلة قانونية وتقنية على حيوية المشروع واستدامته وفعالية التكلفة. تسمح عملية إعداد التقارير للإدارة العليا بالحصول على المعلومات الضرورية اللازمة لاتخاذ القرارات الرئيسية بشأن إعداد الميزانية وتخطيط الاستثمار.
طريقة كتابة دراسة جدوى احترافية
1. نطاق المشروع الذي يستخدم لتحديد مشكلة العمل و / أو الفرصة التي يتعين معالجتها. القول المأثور القديم ، “المشكلة التي تم توضيحها جيدًا نصف حلها” هو قول مناسب جدًا. يجب أن يكون النطاق محددًا ومباشرًا ؛ لا يخدم السرد المتجول أي غرض ويمكن أن يربك المشاركين في المشروع. من الضروري أيضًا تحديد أجزاء العمل المتأثرة إما بشكل مباشر أو غير مباشر ، بما في ذلك المشاركين في المشروع ومناطق المستخدم النهائي المتأثرة بالمشروع. يجب تحديد راعي المشروع ، خاصة إذا كان هو / هي يدفع الفاتورة.
2. يُستخدم التحليل الحالي لتحديد وفهم طريقة التنفيذ الحالية ، مثل نظام أو منتج أو ما إلى ذلك. من هذا التحليل ، ليس من غير المألوف اكتشاف أنه لا يوجد شيء خاطئ في النظام أو المنتج الحالي بخلاف بعض سوء الفهم فيما يتعلق به أو ربما يحتاج إلى بعض التعديلات البسيطة بدلاً من إصلاح شامل. أيضًا ، يتم تحديد نقاط القوة والضعف في النهج الحالي (الإيجابيات والسلبيات). بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون هناك عناصر جيدة جدًا من النظام أو المنتج الحالي يمكن استخدامها في خليفته وبالتالي توفير الوقت والمال لاحقًا. بدون مثل هذا التحليل ، قد لا يتم اكتشاف هذا أبدًا.
يحذر المحللون من الإغراء بالتوقف وتصحيح أي مشاكل تواجه النظام الحالي في هذا الوقت. ما عليك سوى توثيق النتائج بدلاً من ذلك ، وإلا فسوف تقضي المزيد من الوقت دون داعٍ في هذه المرحلة (المعروف أيضًا باسم “شلل التحليل”).
3. تعتمد المتطلبات وكيفية تحديد المتطلبات على موضوع اهتمام المشروع. على سبيل المثال ، تختلف كيفية تحديد المتطلبات لمنتج ما اختلافًا جوهريًا عن متطلبات صرح أو جسر أو نظام معلومات. كل يعرض خصائص مختلفة تمامًا ، وعلى هذا النحو ، يتم تعريفه بشكل مختلف. تختلف الطريقة التي تحدد بها متطلبات البرنامج اختلافًا كبيرًا أيضًا عن كيفية تعريفها للأنظمة.
4. يمثل النهج الحل الموصى به أو مسار العمل لتلبية المتطلبات. هنا ، يتم النظر في البدائل المختلفة جنبًا إلى جنب مع شرح سبب اختيار الحل المفضل. فيما يتعلق بالمشاريع المتعلقة بالتصميم ، هنا يتم تطوير تصميمات تقريبية كاملة (على سبيل المثال ، “التصاميم”) من أجل تحديد قابلية التنفيذ. وهي أيضًا في هذه المرحلة حيث يتم النظر في استخدام الهياكل القائمة والبدائل التجارية (على سبيل المثال ، قرارات “البناء مقابل الشراء”). ومع ذلك ، فإن الاعتبارات المهيمنة هي:
- هل النهج الموصى به يلبي المتطلبات؟
- هل هو أيضًا حل عملي وقابل للتطبيق؟ (هل ستلعب في بوكيبسي؟)
يلزم إجراء تحليل شامل هنا لأداء الخطوة التالية …
5. يفحص التقييم فعالية تكلفة النهج المختار. يبدأ هذا بتحليل التكلفة الإجمالية المقدرة للمشروع. بالإضافة إلى الحل الموصى به ، يتم تقدير البدائل الأخرى من أجل تقديم مقارنة اقتصادية. بالنسبة لمشاريع التنمية ، يتم تجميع تقدير لنفقات العمالة والنفقات الشخصية جنبًا إلى جنب مع جدول زمني للمشروع يوضح مسار المشروع وتواريخ البدء والانتهاء.
بعد حساب التكلفة الإجمالية للمشروع ، يتم إعداد ملخص التكلفة والتقييم الذي يتضمن أشياء مثل تحليل التكلفة / الفائدة ، والعائد على الاستثمار ، وما إلى ذلك.
6. راجع أن جميع العناصر السابقة يتم تجميعها بعد ذلك في دراسة جدوى ويتم إجراء مراجعة رسمية مع جميع الأطراف المعنية. تخدم المراجعة غرضين: إثبات شمولية ودقة دراسة الجدوى ، واتخاذ قرار بشأن المشروع ؛ إما أن توافق عليها أو ترفضها أو تطلب مراجعتها قبل اتخاذ القرار النهائي. في حالة الموافقة ، من المهم جدًا أن توقع جميع الأطراف على الوثيقة التي تعبر عن قبولها والتزامها بها ؛ قد تكون لفتة صغيرة على ما يبدو ، لكن التوقيعات تحمل الكثير من الثقل فيما بعد مع تقدم المشروع. في حالة رفض دراسة الجدوى ، يجب توضيح أسباب الرفض وإرفاقها بالمستند.
استنتاج
يجب أن نتذكر أن دراسة الجدوى هي طريقة تفكير أكثر من كونها عملية بيروقراطية . على سبيل المثال ، ما وصفته للتو هو في الأساس نفس العملية التي نتبعها جميعًا عند شراء سيارة أو منزل. مع نمو نطاق المشروع ، يصبح من المهم توثيق دراسة الجدوى خاصة إذا تم تضمين مبالغ كبيرة من المال و / أو أهمية التسليم. لا ينبغي فقط أن تحتوي دراسة الجدوى على تفاصيل كافية للمتابعة إلى المرحلة التالية التالية في المشروع ، ولكن يجب أيضًا استخدامها للتحليل المقارن عند إعداد تدقيق المشروع النهائي الذي يحلل ما تم تسليمه مقابل ما تم اقتراحه في دراسة الجدوى.