تخطيط المشروع وإدارته ، يعتبر جوهر إدارة أي مشاريع. يشير تخطيط المشروع إلى كل ما يحتاج فريق المشروع إلى القيام به لتحقيق أهداف المشروع. سواء أكان ذلك شلالًا أم رشيقًا ، فإن التخطيط هو الذي يعطي التوجيه للفريق لتنفيذ المشروع. هناك أنواع مختلفة من تقنيات الجدولة ، لكن التخطيط هو الأساس

تخطيط المشروع وإدارته

قبل البدء بأي مشروع ، نحتاج إلى ما نسميه التخطيط المثالي للمشروع . باختصار ، تخطيط المشروع هو العملية التي يرسم فيها المدير مخططًا لتوضيح سير العمل في المشروع .

ومصممة تصميما جيدا مشروع يشرح خطة الطريق و الوقت من شأنه أن أعضاء الفريق اتخاذها لإنجاز المهمة من البداية إلى النهاية. من بين جميع الخيارات المتاحة الأخرى المستخدمة لتمثيل خطة المشروع . عادة ، يتم استخدام مخطط جانت لإعطاء صورة واضحة للخطة للعملاء / العملاء.

دورة ادارة المشروع

1. توضيح حاجة المشروع والجدوى

قم بإعداد وثيقة تؤكد الحاجة إلى نواتج المشروع ووصف ، بعبارات عامة: المخرجات ، ووسائل إنشاء المخرجات ، وتكاليف إنشاء وتنفيذ المخرجات ، والفوائد التي سيتم الحصول عليها من خلال تنفيذ المخرجات.

2. الحصول على إذن المشروع

 يتخذ الراعي (الشركة) قرار go / no go.

 تم تعيين مدير مشروع.

 يتم إنشاء “ميثاق المشروع” الذي:

 تعترف رسميًا بالمشروع.

 توصيل عوامل النجاح.

 تفاصيل نطاق المشروع ومخرجاته.

 تستخدم كوثيقة اتصال طوال فترة المشروع.

3. إجراء تقييم كامل لجميع جوانب المشروع

 حدد الطرق المختلفة التي يمكن من خلالها تحقيق أهداف المشروع.

 إجراء تحليل شامل للمخاطر:

 تشمل التقنية والتجارية والبيئية والسلامة.

 توثيق جميع المخاطر في سجل مخاطر المشروع.

التخطيط لمشروعك

4. وصف نطاق المشروع

هذا يتضمن:

 بيان نطاق المشروع

 خطة إدارة النطاق

 هيكل تنظيم العمل

5. تحديد وتسلسل أنشطة المشروع

تطوير قائمة الأنشطة (قائمة بجميع الأنشطة التي سيتم تنفيذها في المشروع).

 إعطاء تحديثات لهيكل تنظيم العمل (WBS).

 تصميم مخطط شبكة المشروع.

6. تقدير مدد الأنشطة والموارد المطلوبة

 احصل على تقدير للمدة لكل نشاط وافتراضات متعلقة بكل تقدير.

 إعداد بيان بالمتطلبات من الموارد.

 تحديث قائمة الأنشطة.

7. تطوير جدول المشروع

 قم بتضمين مخططات جانت أو مخططات الشبكة أو مخططات المعالم أو الجداول النصية.

 استخدم التفاصيل الداعمة ، مثل استخدام الموارد بمرور الوقت ، وتوقعات التدفق النقدي ، وجداول الطلبات / التسليم ، وما إلى ذلك.

8. تقدير التكاليف

 الحصول على تقديرات التكلفة لإكمال كل نشاط.

 إعطاء التفاصيل الداعمة ، بما في ذلك الافتراضات والقيود.

 قم بتضمين خطة إدارة التكلفة التي تصف كيفية التعامل مع فروق التكلفة.

9. بناء الميزانية وخطة الإنفاق

 خط أساس التكلفة أو ميزانية على مراحل زمنية لقياس / مراقبة التكاليف.

 خطة إنفاق توضح المبلغ الذي سيتم إنفاقه على أي موارد وفي أي وقت.

10. إنشاء خطة جودة رسمية

 هذه خطة لإدارة الجودة ، بما في ذلك التعريفات التشغيلية.

 تأكد من أن لديك قوائم تحقق للتحقق من الجودة.

11. إنشاء خطة اتصالات المشروع الرسمية

 تتضمن خطة الاتصال:

 هيكل التحصيل.

 هيكل التوزيع.

 هيكل توزيع المعلومات المراد نشرها.

 إدراج جداول مواعيد إنتاج المعلومات.

طريقة لتحديث خطة الاتصالات.

12. تنظيم واكتساب الموظفين

 تحديد مهام الدور والمسؤولية.

 وضع خطة التوظيف.

 قم بإعداد مخطط تنظيمي بالتفصيل حسب الاقتضاء.

 اكتساب موظفي المشروع.

 إنشاء دليل فريق المشروع.

13. تحديد المخاطر وخطة الاستجابة

 تصميم وثيقة تصف المخاطر المحتملة ، بما في ذلك مصادرها وأعراضها وطرق معالجتها.

14. التخطيط للحصول على موارد خارجية واكتسابها (إذا لزم الأمر)

 استخدم خطة إدارة المشتريات التي تصف كيفية الحصول على المقاولين.

 قم بإعداد بيان العمل (SOW) أو بيان المتطلبات (SOR) الذي يصف العنصر (المنتج أو الخدمة) المراد شراؤه.

 إنشاء مستندات العطاء ، مثل RFP (طلب تقديم العروض) ، IFB (دعوة لتقديم العطاءات) ، إلخ.

تحديد معايير التقييم – وسائل تسجيل عروض المقاول.

 إبرام عقد مع واحد أو أكثر من موردي السلع أو الخدمات.

15. تنظيم خطة المشروع

 ضع خطة مشروع شاملة تجمع جميع مخرجات أنشطة تخطيط المشروع السابقة.

16. اختتام مرحلة تخطيط المشروع

الحصول على موافقة العميل على خطة المشروع كتابيًا والحصول على “الضوء الأخضر” أو الموافقة على بدء العمل في المشروع.

17. أعد النظر في خطة المشروع وأعد التخطيط إذا لزم الأمر

 يعطي هذا الثقة في أن الخطط التفصيلية لتنفيذ مرحلة معينة لا تزال دقيقة وستحقق بفعالية النتائج كما هو مخطط لها.

تنفيذ مشروعك

18. تنفيذ أنشطة المشروع

تخطيط المشروع وإدارته إنشاء نتائج العمل (التسليمات).

 تحديد طلبات التغيير (أي بناءً على مشروع موسع أو متعاقد عليه).

 إنشاء تقارير مرحلية دورية.

 تقييم أداء الفريق وتوجيهه وتحسينه إذا لزم الأمر.

 يتم التماس العطاءات / المقترحات الخاصة بالنواتج ، ويتم اختيار المقاولين (الموردين) ، ويتم إنشاء العقود.

 تدار العقود لتحقيق نتائج العمل المرجوة.

19. مراقبة أنشطة المشروع

 هذا يتضمن:

 قرار قبول المخرجات التي تم فحصها.

 الإجراءات التصحيحية مثل إعادة صياغة المخرجات والتعديلات على إجراءات العمل وما إلى ذلك.

 تحديثات لخطة المشروع ونطاقه.

 تحسين نوعية.

 قوائم مراجعة التقييم المكتملة (إن وجدت).

إنهاء مشروعك

20. إغلاق أنشطة المشروع

 الحصول على قبول رسمي ، موثق كتابة ، بأن الراعي قد وافق على منتج هذه المرحلة أو النشاط.

 إعطاء قبول رسمي لمنتجات عمل المقاول وتحديثات لملفات المقاول.

 تحديث سجلات المشروع المعدة للأرشفة.

 ضع قائمة بالدروس المستفادة.

 ضع خطة للمتابعة و / أو تسليم العمل.